公用文ってご存じですか？
「自分には関係ない」と思ったあなた！
実は、関係おおアリなんです。
まずは問題です
今日は大学受験の朝です。
家族は受験票に書かれた内容のことで、もめていました。
なぜなら、受験票には次のようにあるからです。
「試験には、鉛筆、ボールペン又は万年筆を持参してください」
父：全部持っていけばいいんじゃないか？ そのほうが安心だろう。
母：普通は鉛筆とボールペンでしょ？ いまどき万年筆？
高校生息子：この場合は「鉛筆」だけだよ。どれか一つを持参しなくちゃいけないんだ！
全部持っていってもダメだし、鉛筆とボールペンの2本を持っていってもダメ！
父：なんでだ？
母：どうして？
さて、あなたはこの問題、正解できましたか？
「試験には、鉛筆、ボールペン又は万年筆を持参してください」
公用文では「又は」が文中にある場合、どれか一つと解釈する決まりです。
ですから、高校生の息子が正解でした。
※『令和時代の公用文書き方のルール』102ページ参照
次の映像にもあるように、2022年4月から、高校生は学校で「公用文」を学びます。
すると、公用文を理解している人と、そうでない人の間に、解釈のギャップが生じてしまいかねません。
ですから、自分には「無関係」とは、言えなくなる日が近づいています。
注意：再生すると音が出ます。解説は小田順子。
公用文とは？
とつぜんですが、小田さん。「公用文」って、なんですか？
簡単に言うと、国の文章のことです。
たとえば、どういうものでしょう。
府省庁のチラシやホームページなどの文章ですね。
たとえば、厚生労働省が配布している「新型コロナワクチン接種のお知らせ」は公用文です。
そうなんですね。
イメージ的には法律や条例とか、難しくてとっつきにくい文章を指すのかと思っていました。
意外と私たちにとって身近な文章も含まれるんですね。
そうですね。
「内閣告示」とか、国会の議事録などのイメージが強いかもしれませんね。
でも、次のようなSNS投稿も公用文なんですよ。
SNSの文章まで「公用文」になるとは、意外です！
こんなに砕けた文章も、公用文ということは、ちゃんとルールに則っているんでしょうか？
「SNS投稿も公用文」というルールに変わったのは、2022年1月のことです。
新しいルールでは、公用文でも必要に応じて「？」や「！」を使ってよいとされています。
そういう意味では、公用文のルールに則っていますね。
でも、やっぱり、お役所の文章はわかりにくい印象がありますよね。
わざと難しく書いているように思いますが、それも「公用文」のルールなんですか？
いえいえ、公用文のルールには、逆に、
「難しい言葉は使わず易しく書け」
「短く書け」
と書いてあります。
ただ、
「易しい」ってどういうこと？
「短い」って何文字？
といったことが具体的に書かれていなかったんです。
それが、今回の新しい公用文のルールには、明確に書かれているんです♪
なるほど！
そのわかりにくさの原因ともいえるルールが
今回新しくなったことで
今後のわかりやすさにつながるということなんですね。
そうなんです。
新しいルールには、次のような画期的なものもあって、
もう「公用文のルール」と言うより、「ビジネス文章のルール」とも言えるものなんですよ。
- 漢字、送り仮名、表記のルールは「読み手に伝わるか」を重視
- 「等」「など」「～について」をむやみに使わない
- 一文が50～60文字になったら長い
- 中学生にもわかるように書く
- 厳密さを求めすぎない
- 文章は読み手とのコミュニケーション
- 文章によって行動変容を促す
最後に、もう一つ質問です。
文章に関する本は、世の中にたくさんありますよね。
小田さんの著書は、そういったほかの本と、何が違うんでしょうか？
大きな違いは、「客観性が高い」ことです。
本書にあるルールは、その根拠が明確です。
というのも、本書は、国語の専門家による提案をベースにしているからです。
これは、教科書やJIS（日本産業規格）にも影響があります。
つまり、誰もが学校で習うルールで、社会一般でも採用されているルールということですよね。
私の「持論」の部分もありますが、
学術的な見解に基づくものがほとんどで、やはり客観性が高いものとなっています。
客観性が高いからこそ、判断に迷ったときの道標になるんですね。
自分が公用文を書く（国の文章を書く）立場ではなくても
公用文のルールを知ることが、自分の仕事に役立つとわかりました。
ありがとうございます。
新しいルールには、「文章は読み手とのコミュニケーション」と書かれています。
読み手の立場になって、読み手が理解できるように書く。
さらに、信頼を得て、書き手が意図した行動を読み手に起こしてもらえるように書く。
そんなことまでも書かれています。
これは、公用文だけでなく、すべての文章に必要とされることではないでしょうか。
「公用文？ 自分には関係ない」なんて言わずに、
ぜひお手にとっていただきたいと思います。
本書のQ&A
『令和時代の公用文 書き方のルール―70年ぶりの大改定に対応』
-
『令和時代の公用文 書き方のルール』には、何が書いてありますか？
-
本書には、2021年に国語の専門家が提案した公用文のルールをもとに、わかりにくい文章をわかりやすく書き換える方法を、具体的に書きました。
文章を書くことのある方であれば、どなたにでも参考になる内容です。
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なぜ「令和時代の公用文」なのでしょうか？
-
公用文のルールは、70年前（昭和27年）に発表された「公用文作成の要領」に則っていました。
なかには「タイプライター」に関する記述があるなど、いまの時代にはそぐわない部分もあります。
そこで、文化庁の文化審議会国語分科会が「これからの公用文のあり方」について審議を行い、2021年に「新しい「公用文作成の要領」に向けて（報告）」を公表しました。
70年前にはなかった、画期的な提案も含まれています。
本書は、この報告書に沿って、新時代に向けた公用文の書き方を詳細に解説したものであることから「令和時代の公用文」としました。
-
公用文は「国の文章」ということですが、地方自治体も、公用文のルールを守る義務はありますか？ 一般企業についてはどうでしょうか？
-
公用文のルールは法律ではありませんから、地方自治体や一般企業に守る義務があるとは言えません。
あくまでも、国の府省庁内のルールです。
ただし、国語の専門家が作ったものなので、国語をはじめとする教科書への影響は大きいです。
JIS（日本産業規格）でも、公用文のルールを参考文献としているので、今回の大改定の影響は広く及んでいくでしょう。
また、住民にとって、もっとも身近な行政である地方自治体は、住民の理解と信頼を得て、行動を促す文章を書くことが求められます。
そのため、率先して新しいルールを取り入れていただきたいところです。
私は、公用文のルールを積極的に取り入れることで、読み手に伝わる文章の書き方が世の中に浸透していくと考えています。
-
『令和時代の公用文 書き方のルール』を読めば、法律や条例の書き方についてもわかりますか？
-
法律（法令文）は、本書の対象外です。法律については、専門書をお読みください。
＜本書が対象としている文書の種類＞
- 記録・公開資料等（議事録・会見録、統計資料、報道発表資料、白書など）
- 解説・広報等（法令、政策等の解説、広報、案内、Q&A、質問等への回答など）
＜本書が対象としない文書の種類＞
- 法令（法律、政令、省令、規則等）
- 告示・通知（告示・訓令、通達・通知、公告・公示、条例、規程、要綱、起案等）
本書の役立て方
事例紹介
国語辞典には書いていない、国語のルールが書いてあるのが特徴です。
本書の表紙に
「困ったときに役立つ文例が満載！」
とあるように、まさに困ったときにお役立てください。
辞書のように使っていただける一冊です。
社内の広告担当です。チームの中に、おかしな文章を書くメンバーがいるため、間違いを指摘したいのですが、うまく説明できません。
公用文は、国語の基本です。
教科書記載の根拠にもなるものです。
つまり本書の該当ページを示し「国語の基本では、こうなっています」と言うことができると思います。
ただし、感じよく伝えてくださいね。ケンカ腰はいけません。
上司が、送り仮名や漢字の使い方に細かいため、修正するように指示されても、なにが正しいのかわかりません……
本書には、根拠があり正確性の高い情報をまとめてあります。
ネットで検索をするよりも、信ぴょう性が高いので、まずは本書をめくってみてください。
なにが正しいか判断がつくはずです。
付録として「送り仮名の対照表」も参考にしていただけます。
メールやチャットでお客様対応をする部署にいます。メンバーが複数いるのですが、書き方に統一したルールがなく、全員が好き勝手に書いている気がして気になっています。
社内や部署内で、きちんとルール化しておくのが望ましいですね。
その場合でも、本書があれば、なにを基準とするかが明確になります。
本書には、敬語の解説もあるので、参考にしてくださいね。
病院の事務部門にいます。患者様に配布する注意事項や、院内の掲示物の原稿を書くことがあります。しかし、先輩から「もっとわかりやすく書くように」と言われます。どうすればいいでしょうか。
命を扱う現場では、誤解はもっとも避けたいことですね。
患者の立場としても、やはりわかりやすく書いていただきたいと切に願います。
そのためにも、本書を活用してください。
なにがわかりやすくて、なにがわかりにくいのか、おのずと理解できるようになります。
医療関連の専門用語に関する解説もあります。ぜひ、お役立てください。
個人事業主でwebデザインをしています。お客様からいただく原稿がわかりにくいときに、こちらで書き直しを提案したいと思うことがよくあります。ただ、何を根拠に提案したらいいのかわからず、なんとなくそのままにしてしまっています。
本書は、webデザイナーやグラフィックデザイナーの方にも、多く活用していただいています。
おっしゃるように、書き直しの提案をするにしても根拠がなければいけません。
なんとなく……では、お客様に納得していただけないですよね。
「国語の専門家の提案では、こういうルールですが、いかがでしょうか」と、お伝えすることで、あなたへの信頼感も高まるかもしれません。
そのためにもぜひ、本書を活用してみてください。
本書の目次
『令和時代の公用文 書き方のルール―70年ぶりの大改定に対応』
- はじめに
第1章 公用文の分類と基本的な考え方
- 公用文のあり方
- 公用文の分類
- 広報文への書き換え例
- 「分かり合うための言語コミュニケーション」（報告）
- 正確さ、わかりやすさ、ふさわしさ、敬意と親しさを意識する
- 正確に書く
- わかりやすく書く
- 広報文は中学校卒業程度の日本語力で理解できるように書く
- 「やさしい日本語（Easy Japanese）」
- AIと公用文
- AIではなく人間にこそできること
第2章 表記の原則
- 仮名遣い
- 外来語の表記
- 外来語の長音の表記
- ローマ字のつづり方
- 「ローマ字のつづり方」と「ヘボン式ローマ字」
- 公用文I・IIでの数字の使い方
- 広報文に特有の数字の使い方
- 範囲の書き表し方
- 公用文I・IIでの句読点や括弧の使い方
- 様々な符号の使い方
- 広報文での「。」の使い方
- 広報文での「、」の打ち方
- 公用文I・IIでの表記に関する決まり
- 広報文のレイアウト
- 図表の示し方
- 広報文でのイラスト・写真の使い方
第3章 漢字の使い方
- 漢字使用の原則
- 常用漢字表はPDFファイルを活用する
- 常用漢字表の字種・音訓で書き表せない場合
- 常用外漢字（音訓）の書き換え例一覧
- 漢字使用の例外
- 常用漢字表にあっても仮名で書く例の一覧
- 「障害」？ 「障碍」？ 「障がい」？
- 広報文での漢字の使い方
- 送り仮名の付け方
- 広報文での送り仮名の付け方
- 替える？ 換える？ 「異字同訓」の漢字の使い分け
- 字体は通用字体、印刷標準字体を使う
- 手書き文字と印刷文字 ―「令」は間違い？
- 字体と字形
- 機種依存文字（環境依存文字）
第4章 用語の使い方
- 専門用語への対応
- 専門用語の説明の仕方
- 専門用語に気づけるかどうかが鍵を握る
- 「略語」・いわゆる「業界用語」への対応
- 「及び」、「並びに」の解釈と使い方
- 「又は」、「若しくは」の解釈と使い方
- 広報文では「及び」「並びに」「又は」「若しくは」は使わない
- 広報文で使わないほうがよい接続詞
- 広報文で使い方に注意が必要な接続詞
- 広報文で積極的に使いたい接続詞
- 外来語への対応 四つの考え方
- 紛らわしい言葉
- 解釈が揺れる言葉
- あいまい語
- 違和感や不快感を与えない言葉の使い方
第5章 文の書き方・文体
- 一文の長さ
- 広報文での一文の長さ
- 平易度を測定できるツール
- 「あってもなくてもよい語」は削る
- 文を複雑にする表現は避ける
- 文の成分と順序
- 文の成分と呼応
- 文章作成ソフトでの校正
- 文章作成ソフトの設定
- 修飾節、述部の書き方
- 述部に漢語を使うことのメリットとデメリット
- 敬体と常体
- 敬意と親しさ
- 文語と口語
- 文語と口語の活用形
第6章 情報の示し方（文章の書き方）
- 公用文Iの文章構成
- 結論は冒頭で示す
- 「読み手視点」で文章の骨組みを考える
- 標題、見出しの付け方
- 広報文での標題、見出しの付け方
- 標題、見出しの適切な文字数
- 文章作成ソフトでの標題、見出しの設定方法
- ウェブ文章で見出しを付ける
- 広報文も結論から書く
- 論理的な文章の書き方ーパラグラフライティング
- パラグラフライティングの例
- 語りかけるように書くーPREP法
- 結論＝読み手にとって重要なこと
- 広報文の目的は「行動変容」
- 広報文の構成手段
- 漏れなく情報を伝える
- 「聴く力」が鍵を握る
- 前例踏襲から前人未踏へ
付録
- 送り仮名の対照表（公用文と広報文）
- 経済用語の組み合わせ表
- 敬語の使い方
- 本書で引用している文献一覧（QRコード付き）
- おわりに
読者の声
内田和俊様
人材育成コンサルタント
本書を通じて今一度、自分の文章に向き合ってみてはいかがでしょうか
私もそうですがベテラン社員や中高年世代は、指摘してくれたり、叱ってくれたりする人が少なくなり、文章作成は自己流になってしまっています。
この自己流こそ最大のくせ者で、知らず知らずのうちに相手を不愉快にさせてしまっていたり、恥をさらしてしまっていたりすることもあり、それがビジネスチャンスを失うことにもなりかねません。
本書は、そんな自己流の改善に非常に役立ちました。
また、若い人たちにも是非お勧めしたいです。
ただ文字数をかせぐことに専念したり、起承転結の流れが最良だと思っていたり、やたら難しい言葉を使ってみたりなど、学生時代の論文やレポートとビジネス文書を同じと考えることはNGだと知る機会になるはずです。
小田順子さんの書籍は、公用文に限ったことではなく、文章作成に関して普遍的かつ不変の原則を習得するのに最適です。
MM様
ITコンサルタント
本書は、決して公務員だけに向けたものではありません
読み終わったときの率直な感想は、良い意味で「期待を大きく裏切られた」でした。
公用文や広報文など役所から発出される文書の体系や意味合いが良く理解できたことは期待どおりでしたが、気がつけば、これまで感覚的に使ってきた言葉や書いていた文章に根拠を感じるようになっていたのです。
さらに、「伝える」ではなく「伝わる」ことを意識して使えるようになり、部下への指導レベルも的確にできるようになりました。
繰り返し読んでみて、また、辞書的に使っているうちに一層スキルが上がってきたと実感できた反面、間違った言葉の使い方に出会うと気になってしまうのが玉に瑕（きず）です。
もうひとつ嬉（うれ）しいと感じたのが、本書では日本語の見せ方にも言及している点です。
明らかにプレゼン資料が読みやすく、伝わりやすくなったと自己評価していますし、お客様からも褒められるようになりました。
AIが自然言語を解析し、学習を重ねていく時代になり、「確実に伝わる文章」や「正しい日本語」の存在はAIを育てることにもなると思います。
「公用文」というタイトルに引きずられがちですが、決して公務員だけに向けたものではありませんし、一人でも多くの方に手に取ってもらい、コミュニケーションロスによる不都合を発生させない社会の実現に夢を馳（は）せています。
著者からのメッセージ
小田順子（おだ じゅんこ）
株式会社ことのは本舗 代表取締役
広報コンサルタント・文章の危機管理コンサルタント
こんにちは、小田順子です。
このページをご覧いただきありがとうございます。
小田順子ってダレ？ と思われる方は、こう覚えてください。
「元公務員で、行政や企業などのわかりにくい文章を、わかりやすくするために全国を飛び回っている人」
その活動の集大成が、本書『令和時代の公用文 書き方のルール―70年ぶりの大改定に対応』といっても過言ではありません。
ご存じのように、わかりにくい文章では、コミュニケーションがうまくいかないものです。
年がら年中、誤解を招きます。
だから役所には、クレームの電話が頻繁に入るわけですよね（笑）
単語ひとつとってもわかりにくいし、言い回しもわかりにくい。
「難しい言葉をそのまま使えば正確に伝わる」とか、「堅苦しい言い回しで格調高く書かなければ！」といったカン違いがあるのかもしれません。
誰が読んでも、同じように受け取ってもらえる、やさしい文章にすればいいだけなのに、なぜ、そうしないのか？
きっと、古い慣習に囚われた「公用文のルール」があるために「たとえ、わかりにくくてもそれがルールだから」と、ガンとして動いてこなかったのでしょう。
そのヘンなルールの改革に挑んだのが、私です。
ちょっと大げさに書きましたが、文化審議会国語分科会国語課題小委員会が「これからの公用文の在り方」を検討しているとき、平成30年9月、有識者としてヒトコト言ってまいりました。
つまり、70年ぶりに改定された「公用文のルール」には、小田の意見もかなり反映されているということです。
いろいろはしょりますがその結果！
いままで、わかりにくい、小難しいとされてきた公用文のルールが
- わかりやすく
- 正確に
- 効率的に
伝えるためのノウハウとして生まれ変わりました。
だからこそ、公務員だけでなく、文章を扱うすべての方に、ご利用いただきたいと思います。
文章のルールについて、まずは、どんなことが書かれているのか、パラパラと斜め読みしてください。
その後は、辞書と一緒に置いておき、わからないことがあったときに、該当するページを読み直していただけるといいかと思います。
（実は私もそうしています 笑）
なにが正しくて、なにが誤りなのかが、すぐにわかります。
ルールが1冊にまとまっていますので、ネットをあちこち探し回らなくてもOKです。
わかりやすい文章が書けるようになれば、不要な問い合わせやクレームも防げます。
あなたの信頼度、好感度も高まるはず。
「公用文のルール」といっても、国語の専門家が提案した、わかりやすい文章の書き方のルールです。
「公用文のルール」を身につけることが、今後は当たり前のスキルとして、世の中に浸透していくことを願っています。
小田順子
＜小田順子 プロフィール＞
東京・中野区役所に15年間勤務し、区立小学校（用務主事）、国民健康保険課（滞納整理・資格審査担当）、情報システム課（庶務担当）、広聴広報課（報道担当）、保健所（感染症担当）を経て、2007年4月に独立。
中野区入区前と独立後に、大学受験予備校や国語単科の学習塾で、国語科・古文科講師を7年間経験した。現在は、国・自治体とその関係団体、大企業など、公益性の高い組織を支援。文章の書き方、広聴・広報、クレーム対応の文章術、SNSなどの研修で全国を飛び回る。
文化審議会国語分科会国語課題小委員会で「これからの公用文の在り方」を検討する過程で、平成30年9月、有識者として招へいされる。それ以降、毎回のように傍聴する中で、同会での議論に感銘を受け、本書『令和時代の公用文 書き方のルール―70年ぶりの大改定に対応』の執筆を思い立つ。
学士論文：わりやすい広報を目指して～行政の広報のあるべき姿を探る
修士論文：文章表現の適切さが自治体ウェブサイトに与える影響に関する一考察～広報文改善ガイドラインの構築と書き換えによる実験を通して
＜小田順子の著書＞
『令和時代の公用文 書き方のルール』をいますぐ購入する
- チラシ・パンフレット・ポスター等の制作を担当する方
- 顧客向けのニュースレターを担当する方
- webサイト制作
- ライター／コピーライター
- 著者
- 出版関係
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